Le domande più comuni

Cosa si intende per “fatturazione elettronica”?

Come si compila una fattura elettronica?

Come si invia una fattura elettronica?

In presenza di un intermediario, l’invio della fattura è estremamente semplice: infatti, indicando in fattura l’indirizzo pec (o il codice intermediario) del cliente, sarà il SdI (Sistema di Interscambio) a inviare la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici.

L’intermediario prima dell’invio apporrà la firma digitale e, dopo l’invio, si occuperà della conservazione del documento.

A seguito dell’invio di una fattura elettronica al SdI il sistema può mostrare uno dei seguenti “stati”.

Ricevuta di Consegna: L’invio è andato a buon fine e il cliente ha ricevuto correttamente il documento elettronico.

Mancata Consegna: L’invio è andato a buon fine ma al cliente non è stato possibile far pervenire il documento. Occorre quindi solamente informarlo che è disponibile un nuovo documento nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Scarto: L’invio non è andato a buon fine per mancato superamento dei controlli effettuati dallo SDI; se il documento non è ancora stato contabilizzato è possibile correggerlo ed effettuare un nuovo invio entro 5 giorni, altrimenti è necessario emettere una nota di accredito ad uso interno (che quindi non va inviata allo SDI), e conservata in formato cartaceo, solo ai fini contabili.

Esito: L’operazione Esito consentedi ricevere una notifica di esito per ogni documento consegnato al destinatario e del quale il destinatario ha comunicato al SdI un esito. Gli esiti possono essere “Accettata (EC01)” o “Rifiutata (EC02)”. In caso di accettazione l’iter è da considerarsi concluso positivamente. Ricordiamo che solo le PA possono rifiutare una fattura (le fatture B2B e B2C non possono essere rifiutate). In caso di rifiuto è necessario correggere la fattura e reinviarla mantendendo lo stesso numero e la stessa data.

Decorrenza Termini: solo in caso di fatture inviate a PA. La PA ha 15 giorni di tempo dalla consegna per accettare o rifiutare una fattura; se non comunica nè l’accettazione nè il rifiuto la fattura nel portale non cambierà più stato e sarà inviata in conservazione sostitutiva.
Può a questo punto accadere che: 1) La fattura viene regolarmente pagata; oppure 2) La fattura viene rifiutata e il fornitore informato direttamente dal cliente. In questo ultimo caso il fornitore deve emettere nota di credito e nuova fattura.

Attestazione Trasmissione Fattura: messaggio che SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente. Necessario contattare l’ente prima di procedere al reinviare la fattura.

No esito: La voce no esito può apparire in due casi. 1) Se la fattura è stata caricata manualmente sul portale dell’intermediario, e non automaticamente tramite l’invio con il servizio Planet Mail. 2) Se l’invio della fattura dal software verso l’intermediario non è andato a buon fine (in quel caso si riceve una una mail con la motivazione dell’errore all’indirizzo mail dell’account tecnos. Consigliamo di verificare anche nella cartella spam).

Si consiglia anche la visione di questo video: youtu.be/ejYWBGIdcuI

L’obbligo riguarda anche le fatture di acquisto?

Sì, l’obbligo di conservazione delle fatture elettroniche è esteso anche alle fatture elettroniche ricevute dai fornitori.

Quando un fornitore invia una fattura elettronica, quest’ultima verrà gestita dal SdI (Sistema di Interscambio).

Sarà il SdI a far pervenire la fattura una volta che avrà verificato i requisiti tecnici, informandoti a mezzo pec (o email).

In presenza di un intermediario non occorre fare nulla: la fattura sarà considerata automaticamente letta e ricevuta.

Se invece non si utilizza un intermediario, e si affida la conservazione all’Agenzia delle Entrate, sarà necessario scaricare la fattura dal portale dell’Agenzia dell’Entrate, affinchè inizi il processo di conservazione.

La fattura elettronica (file .xml) potrà essere visualizzata con un lettore idoneo (anche se è molto probabile che nei primi tempi le aziende invieranno ai clienti anche una copia in formato pdf o cartaceo).

Per maggiori informazioni su come registrare l’indirizzo telematico per la conservazione delle fatture elettroniche è possibile consultare questa guida.

Chi è esonerato dall’obbligo di fatturazione elettronica?

L’obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SdI fornito dall’Agenzia delle Entrate si riferisce a soggetti che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato.

Chi sono dunque gli esonerati da tale nuovo adempimento? Per espressa previsione normativa sono esclusi:

• coloro che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014)
• coloro che applicano il regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011)
• le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari

Le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell’Agenzia delle entrate; una copia della fattura elettronica ovvero in formato analogico sara’ messa a disposizione direttamente da chi emette la fattura. E’ comunque facolta’ dei consumatori rinunciare alla copia elettronica o in formato analogico della fattura.

Qual è la data di emissione della fattura elettronica?

Cosa si intende per “fattura immediata” e “fattura differita”?

La fattura immediata è emessa entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione determinata dall’articolo 6 del Dpr 633/72 (ad esempio: per la cessione di beni mobili, l’effettuazione dell’operazione coincide con la spedizione o consegna dei beni; per le prestazioni di servizi, con il pagamento). La fattura elettronica si ha per emessa con la sua trasmissione o messa a disposizione del cessionario/committente.

Al contrario, la fattura differita è emessa entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione per le cessioni di beni, la cui consegna o spedizione risulta da un documento di trasporto ovvero per le prestazioni di servizio se sono individuabili con idonea documentazione effettuate nello stesso mese nei confronti del medesimo committente. La data operazione da indicare sul documento dovrà essere quella dell’ultimo DDT emesso durante il mese.

Per quanto riguarda la fattura elettronica immediata l’emittente deve predisporre il documento e trasmetterlo al sistema d’interscambio entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione determinata ai sensi dell’articolo 6 del Dpr 633/72. Qualora la fattura venga rifiutata dallo Sdi deve essere considerata non emessa: l’emittente avrà 5 giorni di tempo per trasmettere al Sdi la fattura elettronica corretta. La fattura ricevuta e accettata dallo Sdi si considera emessa già con riferimento alla data riportata nella fattura stessa (campo “data” nella sezione “dati generali”).

Il termine dilatorio di 12 giorni accordato all’emittente non comporterà ritardo della detrazione da parte del destinatario, il quale potrà infatti retro-imputare l’Iva detraibile alla liquidazione del mese di effettuazione dell’operazione, purché riceva e annoti la fattura entro il 15 del mese successivo.

Si specifica che si applicheranno sanzioni ridotte dell’80% se la fattura sarà emessa entro il termine per la liquidazione del periodo successivo; come precisato nella relazione, queste disposizioni si applicheranno anche al cessionario/committente.

Ricapitolando: termini e scadenze

Le principali scadenze dell’iter che ha portato alla fatturazione elettronica obbligatoria sono:

• 31 marzo 2015: entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
• 1 gennaio 2018: adesione (su base volontaria) alla fatturazione elettronica tra privati (B2B e B2C).
• 1 luglio 2018: entra in vigore la fatturazione elettronica tra privati in caso di subappalti nell’ambito di appalti pubblici.
• 1 gennaio 2019: scatta l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati.
• 1 luglio 2019: la fattura immediata può essere inviata entro 10 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.

I vantaggi di utilizzare il servizio Tecnos

Con l’obbligo di fatturazione elettronica a partire da gennaio 2019, Planet avrà numerosi strumenti per rendere più semplice l’emissione e la ricezione delle nuove e-fatture. Alcuni strumenti sono esclusivi per chi utilizza la nostra piattaforma di fatturazione elettronica, gli altri sono disponibili per tutti i clienti Tecnos.

FUNZIONI DISPONIBILI PER TUTTI I CLIENTI TECNOS

• Creazione file XML: questa funzionalità, sempre aggiornata alle più recenti specifiche dell’Agenzia delle Entrate, è disponibile per tutti i clienti Tecnos e ti permetterà di utilizzare qualsiasi piattaforma per l’invio, la ricezione e la conservazione delle fatture elettroniche. Potrai creare il file XML di una singola fattura per volta oppure di più fatture in una operazione.

• Invio delle fatture al tuo commercialista: Con una nuova funzione potrai inviare le fatture attive e passive del mese (o del periodo che vorrai) al tuo commercialista in modo semplice e veloce. Il tuo commercialista potrà così importarle nel suo software di contabilità più velocemente (e quindi potrai richiedere eventualmente condizioni economiche migliori per la tenuta della contabilità).

• Importazione delle fatture passive nello scadenzario acquisti di Planet (da file XML): Sarà sufficiente trascinare in Planet il file XML e tutti i campi dello scadenzario acquisti verranno compilati automaticamente.

FUNZIONI RISERVATE AGLI UTENTI ISCRITTI ALLA PIATTAFORMA DI FATTURAZIONE ELETTRONICA DI TECNOS

• Nessun limite con la nostra piattaforma di fatturazione elettronica: tutti gli utenti della nostra piattaforma possono inviare, ricevere e conservare a norma di legge illimitate fatture attive e passive.

• Assistenza alla fatturazione elettronica: Agli utenti della nostra piattaforma di fatturazione elettronica è anche riservato un servizio di assistenza di primo livello per la risoluzione di tutte le problematiche più comuni.

• Invio diretto delle fatture attive alla piattaforma di fatturazione elettronica, con un solo ‘click’: Se ti sei iscritto al nostro portale di fatturazione elettronica, non dovrai generare l’XML e caricarlo manualmente sul portale; sarà sufficiente premere un tasto ed effettuare l’invio istantaneo della fattura (o di più fatture per volta).

• Importazione delle fatture dei tuoi fornitori direttamente nello scadenzario acquisti, con un ‘click’: Non dovrai accedere alla piattaforma e scaricare manualmente i file XML delle fatture passive, lo potrai fare direttamente da Planet.

• Scaricamento automatico degli esiti dell’invio: Troverai in Planet, per ogni fattura inviata, l’esito dell’invio al sistema di interscambio (SDI). Non sarà quindi necessario cercare l’esito sul portale della fatturazione elettronica.

• Invio contemporaneo di fattura cartacea ed elettronica: questo utilissimo strumento ti consentirà con un ‘click’ di inviare ad un cliente la fattura cartacea in formato PDF per email e contemporaneamente la fattura elettronica (senza dover caricare manualmente l’XML sul portale). Il doppio invio consente di mettere i propri clienti al riparo da ambiguità che potrebbero sorgere dalla ricezione della fattura nel solo formato XML (ad esempio, difficoltà nell’interpretare le condizioni di pagamento o di comprendere il contenuto della fattura).

• Codice destinatario: quando ti iscrivi al nostro portale di fatturazione elettronica, riceverai immediatamente il CODICE DESTINATARIO che potrai fornire ai tuoi fornitori per poter ricevere le fatture elettroniche.

Quale soluzione scegliere? Tecnos o il commercialista?

Molti clienti ci stanno chiedendo se dovranno utilizzare il servizio di fatturazione elettronica suggerito dal commercialista o quello proposto da Tecnos. Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza. L’invio, la ricezione e la conservazione delle fatture elettroniche si dovranno gestire con un “Servizio di fatturazione elettronica” (che svolge la funzione di “Intermediario”).
Esistono decine di servizi di fatturazione elettronica che svolgono indicativamente le stesse funzioni e che per lo più si distinguono per il loro costo. Ma in linea di massima, come anticipato poche righe sopra, la scelta ricade quasi sempre tra due servizi:

1. Quello suggerito dal commercialista
2. Quello suggerito dal produttore del tuo software gestionale (cioè Tecnos)

Il tuo commercialista, il più delle volte, suggerisce di adottare la sua soluzione perché può importare con maggiore facilità le fatture attive e passive nel proprio software contabile (ma, come vedremo tra poco, non è detto che sia necessariamente così). Questa ‘facilitazione’ si traduce però in un problema per la tua azienda perché non godrai dei grandi vantaggi che avresti adottando il servizio proposto da Tecnos.

ECCO QUINDI COSA TI PERDI SE NON UTILIZZERAI LA NOSTRA PIATTAFORMA

• La piattaforma Tecnos non ha limiti di fatture gestite: potrai inviare, ricevere e conservare illimitate fatture (a differenza della maggior parte delle soluzioni concorrenti che hanno un limite di fatture gestite, oltre il quale occorre pagare un prezzo aggiuntivo).
• Invio diretto delle fatture con un solo click: non dovrai nemmeno generare i file XML e caricarli nel portale della fatturazione elettronica. Planet lo farà in modo automatico, facile come stampare su carta un documento.
• Importazione delle fatture passive nello scadenzario: potrai importare le fatture di acquisto nello scadenzario di Planet in modo diretto e verranno compilate in automatico tutte le informazioni riguardo la fattura e le scadenze.
• Invio contemporaneo della fattura elettronica e cartacea: quando invierai la fattura elettronica ai tuoi clienti, potrai inviare contemporaneamente anche una copia in PDF per email. Questo strumento è disponibile solo se utilizzerai la nostra piattaforma di fatturazione elettronica.
• Ricezione degli esiti delle fatture inviate: Planet importerà dal nostro portale di fatturazione elettronica automaticamente tutti gli esiti (che riportano eventuali errori di invio) e potrai consultarli direttamente nella schermata delle fatture di Planet.

Giustamente il commercialista potrebbe chiederti come farà ogni mese ad avere a disposizione le tue fatture elettroniche (per fare la contabilità). Nessun problema: in Planet esiste una comodissima funzione che ti consente di inviare automaticamente al tuo consulente tutte le fatture emesse e ricevute del periodo che vorrai; il commercialista a quel punto le importerà all’interno del suo software contabile con la funzione di importazione che hanno tutti i programmi per studi commercialisti.

Il commercialista che riceverà le tue fatture in formato elettronico, impiegherà molto meno tempo ad inserirle nel proprio software contabile (non dovrà più ricopiarle manualmente dal cartaceo) per cui è possibile che diminuiranno i costi per la tenuta della contabilità.

 Impostare i dati societari

La schermata “Dati societari propria azienda” – “Dati per Fattura Elettronica” va impostata come segue:

• Numero registro impresa: indicare il numero di REA (numero di iscrizione al registro imprese)
• Capitale sociale: da compilare nei soli casi di società di capitali (Spa, SApA, SRL)
• Sigla prov. registro: sigla della provincia dell’Ufficio del registro delle imprese presso il quale è registrata la società
• Socio unico: nei casi di società per azioni e a responsabilità limitata, il campo va valorizzato per indicare se vi è un socio unico oppure vi sono più soci
• Stato liquidazione: indica se la società si trova in stato di liquidazione oppure no
• F.E. riferimento amministrazione: codice identificativo del cedente / prestatore ai fini amministrativo-contabili
• ID Fiscale fattura elettronica: indicare “codice fiscale” in caso di ditta individuale. In tutti gli altri casi andrà indicato “partita iva”
• Causale 1 predefinita: causale (testo descrittivo) da stampare di default su tutte le fatture emesse
• Causale 2 predefinita: causale (testo descrittivo) da stampare di default su tutte le fatture emesse
• Regime fiscale: indicare il regime fiscale della propria società
• Stampa “Copia di cortesia”: indicare su quali fatture analogiche riportare la dicitura “copia di cortesia”
• Dicitura: indicare la dicitura da stampare sulle copie di cortesia (se lasciato vuoto verrà stampata una dicitura standard)

Consigliamo anche la visione del video: youtube.com/watch?v=xOkr4ZdgooM

 Impostare le tabelle IVA e pagamenti

Per compilare correttamente la tabella IVA in caso di esenzioni, procedere come segue: accedere alla tabella IVA (menu anagrafiche -> tabelle principali) e inserire i codici previsti dall’Agenzia delle Entrate, come da tabella sottostante.

Attenzione: i codici N2, N3 e N6 non saranno più validi a partire dall’1 gennaio 2021.

Per compilare correttamente la tabella pagamenti procedere come segue: accedere alla tabella pagamenti (menu anagrafiche > tabelle principali) e compilare la colonna “Fatt. Elettr. Sigla” utilizzando le codifiche indicate nella tabella sottostante.

Dati aggiuntivi – Standard Assosoftware

Lo Standard AssoSoftware mette a disposizione dei soggetti che trattano le informazioni – le software house che producono i gestionali, i clienti e gli intermediari – una codifica condivisa all’interno del tracciato B2b della Fatturazione Elettronica.

Per attivare i campi aggiuntivi come da Standard Assosftware è necessatio recarsi nel menu “Configurazione ed Utilità” e selezionare la scheda “F.E. / Planet Mail”.

In questa scheda è possibile attivare la gestione dei dati aggiuntivi.

La voce “aggiungi informazioni documento” consente di aggiungere facoltativamente (in scheda cliente – fig. 1 – o nella singola fattura – fig. 2) la dichiarazione di intento e/o un indirizzo email aggiuntivo del destinatario.

Il campo “dichiarazione di intento” può contenere gli estremi delle dichiarazioni di intento a fronte della quale la fattura è stata emessa senza IVA. Riportare un blocco per ogni dichiarazioni di intento.

Il campo “email aggiuntiva del destinatario” può contenere i riferimenti dell’Indirizzo EMAIL del Destinatario (Cessionario/Committente) della FE.
Questo dato è utile ad esempio per innescare notifiche automatiche da parte del sistema.
Entrambe queste informazioni sono facoltative.

La voce “aggiungi dati estesi IVA” consente di aggiungere ulteriori specifiche alle aliquote IVA a zero (si veda paragrafo precedente).

La voce “aggiungi codice articolo” consente di riportare nel file XML il codice interno degli articoli.

La voce “aggiungi matricola” consente di riportare nel file XML eventuali matricole.

La voce “aggiungi dati conto contabile” consente di riportare nel file XML le voci del piano dei conti.

La voce “marca righe descrittive” consente di identificare nel file XML le righe descrittive (non codificate).

Altri dati gestionali

Effettuando un “doppio clic” su ogni riga di un fattura, sarà possibile impostare “Altri dati gestionali”, come da specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Specifichiamo che si tratta di campi facolativi, che devono essere compilati solo su specifica indicazione del destinatario del documento.

In particolare, è possibile gestire i seguenti riferimenti:

• Tipo Dato
• Rif. Numero
• Rif. Data
• Rif. Testo

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